DS-CD ROM 2 1993 August

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Text File | 1992-12-31 | 67KB | 1,420 lines

A C C O U N T V-5.5 B E N U T Z E R - H A N D B U C H *********************************** INHALT ------ 1 ALLGEMEINES UEBER ACCOUNT 2 PROGRAMM-INSTALLATION (Festplatte erforderlich) 2.1 Allgemeines Vorgehen 2.2 Probleme bei 386/486-PCs unter DOS 5.0 2.3 ACCOUNT und Microsoft Windows 3.0/3.1 3 BEISPIEL-DATEI UND MITGELIEFERTE KONTENPLAENE 4 ALLGEMEINE PROGRAMMBEDIENUNG 5 EINE NEUE BUCHHALTUNG ANFANGEN 5.1 Allgemeines Vorgehen 5.1.1 Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan eröffnen 5.1.2 Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem Konten- plan eröffnen 5.2 Kontenliste und Kontenstruktur 5.3 Buchungsperiode 5.4 Startkapitalkonto 6 BUCHEN 6.1 Allgemeines 6.2 Buchungsformular 6.2.1 Datum-Feld 6.2.2 Betrag-Feld 6.2.3 K1- und K2-Felder 6.2.4 Beschreibungs-Feld / Memoranda zu Bu- chungen / Offene Posten 6.3 Sammel- bzw. Splitbuchungen 6.4 Standardbuchungen 6.5 Automatische Buchungen (Vorsteuer, MwSt., WUST, Skonto) 6.6 'Letzte Buchungen' 7 BUCHHALTUNG ANSCHAUEN 8 DRUCKEN 9 BUCHHALTUNG AUF EINE NEUE BUCHUNGSPERIODE UEBERTRA- GEN 10 PLANEN 10.1 Vorjahres-Werte 10.2 Budget 10.3 Schätzung 10.4 Memoranda zur Planung 10.5 Konto-Typ-Definition 10.6 Jahresübersicht 10.7 Monatsübersicht 11 OPTIONEN 11.1 Druckereinstellungen 11.1.1 Drucker: Seitenlänge 11.1.2 Drucker: ASCII-Zeichenbelegung 11.1.3 Drucker-Treiber 11.1.4 Drucker-Anschluss 11.2 Format der Beträge 11.3 Datenexport 12 TASCHENRECHNER-FUNKTION ***************** 1 ALLGEMEINES UEBER ACCOUNT ------------------------- ACCOUNT ist ein modernes, komfortables und schnelles, über Pull-Down-Menüs mit der Maus oder über die Tastatur zu bedie- nendes Buchhaltungs- und Finanzplanungsprogramm. Es basiert auf dem System der doppelten Buchführung. Es eignet sich sowohl für Private, die ihre eigenen Finanzen, ihre Liegen- schaften, die Finanzen eines Vereins oder Aehnliches verwalten wollen, als auch für Selbständige und kleinere Betriebe. Die komfortable Benutzerführung und eine umfassende, kontext- bezogene Hilfe-Funktion ermöglichen es auch dem buchhalteri- schen Laien schnell mit dem Programm vertraut zu werden und zügig zu arbeiten. Anders als bei 'normalen' Buchhaltungen, bei denen Fehlbuchungen jeweils durch zusätzliche Gegenbuchun- gen unwirksam gemacht (storniert ) werden müssen, können bei ACCOUNT die Buchungen jederzeit direkt korrigiert werden. ACCOUNT erspart es dem Benutzer auch, sich über die Begriffe 'Soll' und 'Haben' irgendwelche Gedanken machen zu müssen. Trotzdem entsprechen die Bildschirme und Ausdrucke von ACCOUNT den üblichen Darstellungen einer doppelten Buchhaltung. ACCOUNT ist vollständig bildschirmorientiert und kann völlig ohne auszudrucken auch nur am Bildschirm betrieben werden. Buchungen und Korrekturen können in den Bildschirm-Darstellun- gen der Kontoblätter direkt vorgenommen werden. Einzelnen Buchungen kann bei Bedarf ein Memorandum beigefügt werden. Eine Taschenrechner-Funktion, 18 speicherbare Standardbu- chungssätze und eine Automatik-Funktion zum Buchen von WUST-, Vorsteuer-, Mehrwertsteuer- und Skonto-Beträgen erhöhen den Komfort beim Buchen. Zudem ist eine einfache 'Offene Posten'-Verwaltung eingebaut. Als wesentlichste Auswertungen generiert ACCOUNT Kontoblätter, Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung, Monats- und Jahresüber- sichten und diverse Statistiken. Dabei kann unter sechs ver- schiedenen Formaten zur Darstellung der Beträge ausgewählt werden. Alle wesentlichen Auswertungen können auch über den Drucker ausgegeben oder zur Weiterbearbeitung in Tabellen- kalkulationsprogrammen und Datenbanken exportiert werden. Der Zugang zu den einzelnen Buchhaltungsdateien kann mit spezifischen Passwörtern geschützt werden. Neben den normalen Fähigkeiten zur Buchführung verfügt ACCOUNT zusätzlich über einen komfortablen Finanzplanungsteil, der ein eigentliches Finanzmanagement ermöglicht. In übersichtlichen Tabellen kann für jedes Ertrags- und Aufwand-Konto monatlich nicht nur ein Budget, sondern auch ein Zukunftsschätzwert eingegeben werden. Zur leichteren Ermittlung der Budget- und Schätzwerte, werden dabei auch die Vorjahres- und die Aktual- werte angezeigt. Die mit der Planung verbundenen Ueberlegungen können in Memoranda festgehalten werden. Auf Monatsübersichten und einer Jahresübersicht können die Planungswerte aller Konten zusammen mit den Aktual- und voraussichtlichen Gesamt- werten überblickt werden. Die Jahresübersicht enthält auch das zu erwartende Geschäftsergebnis am Ende der Buchungsperiode. Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT zwischen zwei Tagen und zwölf Monaten lang sein. Sie kann in einem beliebigen Monat beginnen und zwei Kalenderjahre betreffen. Pro Buchungsperiode sind bis zu 16'300 Doppel-Buchungen auf bis zu 176 verschiedene Konten möglich. Die Buchungs-Kapazität ist abhängig von der Wahl des Datenzwischenspeichers bei der Programminstallation (INSTALL.EXE), der Grösse des Hauptspei- chers, und der jeweils verfügbaren freien Speicherkapazität: ┌────────────────────────────┬───────────────────────────┐ │ │ Max. Anzahl Buchungen │ │ Datenzwischenspeicher │ │ │ │ bei 512 K │ bei 640 K │ ├────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┤ │ ACCOUNT-eigene RAM Disk │ │ │ │ im Hauptspeicher │ ca. 2'150 │ ca. 4'000 │ │ │ ■ │ │ DOS RAM-Disk (VDISK.SYS │ bis 9'000 ■ bis 16'300 │ │ oder RAMDRIVE.SYS) im er- │ je nach RAM-Disk-Grösse │ │ weiterten Speicher │ ■ │ │ │ │ │ │ Festplatte │ ca. 9'000 │ ca. 16'300 │ └────────────────────────────┴─────────────┴─────────────┘ Die erforderliche Grösse einer mit VDISK.SYS oder RAMDRIVE.SYS eingerichteten RAM-Disk berechnet sich wie folgt aus der ge- wünschten maximalen Anzahl an Buchungen: ┌───────────────────────────────────────────────────────┐ │ RAM-Disk-Grösse [in Bytes] = Max. Anz. Buchungen x 42 │ └───────────────────────────────────────────────────────┘ ACCOUNT kann vollständig ohne Ausdrucken rein am Bildschirm betrieben werden, da alle wesentlichen Informationen am Bild- schirm leicht zugänglich sind. Alle wichtigen Auswertungen können aber auch über den Drucker ausgegeben werden. 2 PROGRAMM-INSTALLATION (Festplatte erforderlich) ----------------------------------------------- 2.1 Allgemeines Vorgehen -------------------- Die ACCOUNT-Programmdateien sind komprimiert und sind in die- ser Form nicht direkt lauffähig. Damit ACCOUNT richtig instal- liert wird, m u s s dass Installationsprogramm INSTALL.EXE in jedem Falle verwendet werden, auch wenn die Dateien direkt mit LHA.EXE entkomprimiert wurden. ACCOUNT kann wie folgt in einem beliebigen Verzeichnis auf einer Ihrer Festplatten installiert werden: Laden Sie die Programm-Diskette in eines der Disketten-Laufwerke, machen das Stammverzeichnis dieses Laufwerks zum aktuellen Verzeichnis, und tippen Sie INSTALL (und Enter). Folgen Sie im weiteren der Benutzerführung. 2.2 Probleme bei 386/486-PCs unter DOS 5.0 -------------------------------------- Wenn Sie einen PC mit einer 80386- oder 80486-CPU unter DOS 5.0 verwenden, und den oberen Speicherbereich (Upper Memory) für Gerätetreiber und Programme nutzen (mit DOS=HIGH, UMB und DEVICEHIGH/LOADHIGH) dann können sich manchmal Schwie- rigkeiten ergeben, wenn Sie ACCOUNT so installieren, dass es seine eigene Ram-Disk (RAM.SYS) als Datenzwischenspeicher benutzt. In so einem Falle können Sie entweder ACCOUNT so installieren, dass es eine DOS-Ram-Disk (RAMDRIVE.SYS) oder die Festplatte als Datenzwischenspeicher benutzt, oder mit CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT experimentieren indem Sie nach und nach mit DEVICEHIGH und LOADHIGH geladene Teile in den niedri- gen Speicherbereich laden. Nachfolgend sind 6 Beispiele von AUTOEXEC.BAT- und CONFIG.SYS-Dateien aufgeführt, mit denen ACCOUNT problemlos läuft. Daran können Sie sich bei Ihren Experimenten orientieren: 1. Beispiel CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 2. Beispiel (mit DOS-Ram-Disk und DOS-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram devicehigh=c:\dos\ramdrive.sys 348/e devicehigh=c:\dos\smartdrv.sys 512 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 3. Beispiel (mit DOS-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram devicehigh=c:\dos\smartdrv.sys 512 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 4. Beispiel (mit DOS-RAM-Disk) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram devicehigh=c:\dos\ramdrive.sys 348/e device=ram.sys AUTOEXEC.BAT path=c:\;c:\dos;c:\util\nu;c:\util\misc;c:\bc7 set lib=c:\bc7\lib lh c:\dos\keyb sg,,c:\dos\keyboard.sys lh mouse nc 5. Beispiel (für Windows 3.1, mit Windows-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram STACKS=9,256 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT lh C:\WINDOWS\SMARTDRV.EXE path=C:\WINDOWS;c:\;c:\dos SET TEMP=C:\WINDOWS\TEMP KEYB SG,,C:\DOS\KEYBOARD.SYS lh mouse win 6. Beispiel (für Windows 3.1, mit DOS-Ram-Disk und Windows-Disk-Cache) CONFIG.SYS files=10 device=c:\dos\himem.sys dos=high,umb device=c:\dos\emm386.exe ram device=c:\dos\ramdrive.sys 384/e STACKS=9,256 device=ram.sys AUTOEXEC.BAT lh C:\WINDOWS\SMARTDRV.EXE path=C:\WINDOWS;c:\;c:\dos SET TEMP=C:\WINDOWS\TEMP KEYB SG,,C:\DOS\KEYBOARD.SYS lh mouse win 2.3 ACCOUNT und Microsoft Windows 3.0/3.1 ------------------------------------- ACCOUNT kann in allen Windows-Betriebsarten (Real-Modus, Standard-Modus und Erweiterter 386-Modus) ohne weiteres als 'Non-Windows-Application' unter Microsoft Windows 3.0 und 3.1 betrieben werden. Dazu sollte mit dem PIF-Editor eine ent- sprechende Programm-Informations-Datei 'A.PIF' erzeugt werden. Für 'KB required' sollte ein Wert von 640 K eingegeben werden. Da ACCOUNT alle Textseiten einer Grafikkarte nutzt, ist es wichtig, dass für 'Video-Mode' die Option 'Graphics/Multiple Text' gewählt wird. Bei ausschliesslicher Benutzung von ACCOUNT unter Windows 3.0 wird empfohlen, ACCOUNT mit der Option 'Festplatte' für den Daten-Zwischenspeicher zu installieren (INSTALL.EXE). Windows 3.0 kann nämlich nicht erkennen, dass die RAM-Disk von ACCOUNT beim Start-Vorgang durch die Anweisung <DEVICE=RAM.SYS> der CONFIG.SYS-Datei lediglich initialisiert wird, und noch keine Daten aufnehmen kann. Deshalb meldet der Datei-Manager von Windows 3.0 einen 'Systemfehler', wenn er dann aufgerufen wird, wenn ACCOUNT nicht gerade läuft. Mit der Windows-Option 'Abbrechen' kann dieser Fehler jedoch leicht überwunden wer- den. Wenn genug Speicherplatz zur Verfügung steht, und der Windows Disk-Cache (SMARTDRV.SYS der SMARTDRV.EXE) genügend gross ist (grösser als ca. 384 K), dann läuft ACCOUNT auch mit der Option 'Festplatte als Daten-Zwischenspeicher' fast gleich schnell, wie wenn eine RAM-Disk als Datenzwischenspeicher benutzt würde. 3 BEISPIEL-DATEI UND MITGELIEFERTE KONTENPLAENE --------------------------------------------- Die Datei BEISPIEL enthält eine Beispiel-Buchhaltung (Haus- verwaltung), anhand derer Sie ACCOUNT erkunden können. Die Datei UNIVPLAN enthält einen Universal-Kontenplan für Handel, Gewerbe, Handwerk und freie Berufe. Die Datei PRIVPLAN enthält einen Kontenplan der sich für eine Privatbuchhaltung eignet. Diese Kontenpläne können Sie leicht Ihren speziellen Bedürfnissen anpassen, indem Sie nicht benötigte Konten lö- schen und allfällige zusätzlich benötigte Konten einfügen. Das Vorgehen zur Installation einer neuen Buchhaltung unter Verwendung eines der mitgelieferten Kontenpläne ist in Kapi- tel 5 beschrieben. 4 ALLGEMEINE PROGRAMMBEDIENUNG ---------------------------- ACCOUNT kann sowohl mit der Tastatur als auch über eine 100% Microsoft-kompatible Maus bedient werden. Zur Bedienung mit einer Maus sollten folgende Hinweise beachtet werden: - Zur Auswahl aus den Menus kann der betreffende Menu-Punkt einfach mit der linken Maustaste 'angeklickt' werden. - Die rechte Maustaste hat immer die gleiche Funktion wie die Taste 'Esc'. - Alle Felder, die auf dem Bildschirm weiss auf rotem Hin- tergrund (weiss auf schwarzem Hintergrund bei Monochrom- Monitoren) erscheinen, sind Maus-Felder. Um die entspre- chende Funktion zu aktivieren, muss der Maus-Cursor in das Feld plaziert und die linke Maustaste betätigt werden. - In den Bildschirmdarstellungen 'Kontoblatt', 'Letzte Bu- chungen', 'Journal', 'Bilanz und Erfolgsrechnung', 'Er- träge/Aufwände eines Monats', 'Jahresübersicht' und 'Mo- natsübersicht' bewirkt das 'Anklicken' mit der linken Maustaste der unteren oder der oberen Bildschirmhälfte dasselbe wie die Taste 'PgDn', respektive 'PgUp'. - Zur Angabe einer Kontonummer, einer Buchungsnummer, einer Zeitperiode im Bereich 'Planen' oder eines Hilfe-Themas kann das jeweilige Konto, die jeweilige Buchung, der jeweilige Anfangs- und der Endmonat der Zeitperiode oder das entsprechende Hilfe-Thema einfach mit der linken Maus- taste 'angeklickt' werden. - In allen Eingabemasken kann das gewünschte Eingabefeld mit der linken Maustaste 'angeklickt' und gleichzeitig der Cursor im Eingabefeld positioniert werden. 5 EINE NEUE BUCHHALTUNG ANFANGEN ------------------------------ 5.1 Allgemeines Vorgehen -------------------- 5.1.1 Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan eröffnen ------------------------------------------------ Um eine neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan anzufangen, den Menu-Punkt 'Exit' des Hauptmenus und anschliessend 'Andere Buchhaltung laden' anwählen. In der nachfolgend erscheinenden Liste den Punkt 'Neue Buchhaltung' anwählen. Im weiteren der Bedienerführung folgen. 5.1.2 Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem Kontenplan eröff- nen ----------------------------------------------------- Um eine neue Buchhaltung unter Benutzung eines der mitgelie- ferten Kontenpläne (z.B. UNIVPLAN) einzurichten, können Sie die Datei, die den gewünschten Kontenplan enthält (z.B. UNIV- PLAN.ACC) einfach in ACCOUNT laden. Anschliessend können Sie den Kontenplan ('Struktur'/'Namen'), die Kontenstruktur ('Struktur'/ 'Kontenstruktur') und die Angaben zur Buchungs- periode ('Struktur' /'Buchungsperiode') bereinigen, und den speziellen Bedürfnissen anpassen. Anschliessend sollte die Anfangsbilanz eingegeben werden, indem alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als Buchungen zwischen dem betreffenden Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingegeben werden. Aktivsal- di sind dabei als positive, Passivsaldi als negative Werte einzugeben. Nach der Eingabe der Anfangsbilanz ist die Buch- haltung eröffnet und es können nun die auftretenden Geschäfts- vorfälle laufend verbucht werden. Wenn Sie die Original-Kontenplandatei nicht mehr benötigen, dann können Sie diese einfach in DOS löschen mit DEL Name.*. Jedesmal, wenn das Installationsprogramm INSTALL.EXE benutzt wird, wird jedoch wieder eine neue Original-Kontenplandatei erzeugt. 5.2 Kontenliste und Kontenstruktur ---------------------------------- ACCOUNT kann mit bis zu 176 Konten arbeiten. Diese können be- liebig in Aktiv-, Passiv-, Ertrags- und Aufwandkonten aufge- teilt werden. Die vorgegebene Numerierung der Konten von 1 - 176 können Sie ändern und beliebige 3-stellige Kontonummern verwenden. Beachten Sie aber, dass die Konten-Klassen wie folgt zugewiesen werden müssen: Vorgegebene Nr. Kontenklasse ┌─────────┐ │ 1 │ \┌──────────┐ │ │ │ Aktiven │ │ │ ├──────────┤ │ │ │ Passiven │ │ │ ├──────────┤ │ │ │ Ertrag │ │ │ ├──────────┤ │ │ │ Aufwand │ │ 176 │ └──────────┘ └─────────┘ / Niedrigste Klasse: Aktiv-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 100...199 Nächsthöhere Klasse: Passiv-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 200...299 Nächsthöhere Klasse: Ertrags-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 400...599 Höchste Klasse: Aufwand-Konten, z.B. aus Bereich Nr. 700...999 Die einzelnen Kontenklassen-Bereiche brauchen nicht aneinander anzuschliessen und es brauchen nicht alle Kontonummern in ihnen belegt zu werden. Es wird empfohlen, genügend Lücken als Reserve für spätere Ergänzungen zu lassen. Einer der Passivkonto-Nummern muss das Konto 'Startkapital' zugewiesen werden. ACCOUNT benötigt dieses Konto zur Speiche- rung der Werte der Anfangsbilanz. Ferner sollte einer der Aufwandkonto-Nummern das Konto 'Sammelbuchungen' zugewiesen werden. ACCOUNT benötigt ein solches Konto als Zwischenkonto für Sammel- bzw. Splitbuchungen. Ein Konto gilt als eröffnet (existent), wenn es einen Namen hat. Zur Eröffnung von Konten braucht man nur in der Konten- liste ('Struktur', 'Namen') ihre Namen einzugeben. Neue Konten können auch während der laufenden Buchungsperiode eröffnet werden. Der Name (Bezeichnung) eines eröffneten Kontos kann jederzeit in der Kontenliste ('Struktur', 'Namen') geändert bzw, kor- rigiert werden. Zum Löschen eines Kontos ist in der Kontenliste nur dessen Name zu löschen. Allerdings müssen vorher etwaige in ihm enthaltene Buchungen auf andere Konten umgebucht werden. Die Kontenbereiche können auch während der laufenden Buchungs- periode geändert werden (z.B. erweitert werden). Dazu müssen aber einige Bedingungen (u.a. genügend Platz) erfüllt sein. Es wird deshalb empfohlen, die Kontenbereiche von Anfang an grosszügig (mit genügend Reserve) zu wählen, so dass Bereichs- verschiebungen in der laufenden Buchungsperiode nicht notwen- dig sind. Beispiel für einen Kontenplan (Privatbuchhaltung): ┌───────────────────────────┐ ┌───────────────────────────┐ │AKTIVEN (Nr. 1..) │ │PASSIVEN (Nr. 2..) │ │ │ │ │ │101 Kasse │ │200 S t a r t k a p i t a l│ │102 Depositenkonto │ │210 Kreditoren: Diners Club│ │103 Gehaltskonto │ │ │ │104 Aktien │ │212 Kreditoren: Dritte │ │105 Obligationen │ │213 Darlehen v. Herrn X │ │106 Ferienwohnung │ │ │ │107 Lebensversicherungen │ │ │ │108 Auto │ │ │ │109 Motorboot │ │ │ │110 Verrechnungssteuer │ │250 Hypotheken Haus │ │111 Haus │ └───────────────────────────┘ │112 Darlehen an Herrn Meier│ │113 Debitoren: Herr Müller │ │ │ │ │ │150 Debitoren: Dritte │ └───────────────────────────┘ ┌───────────────────────────┐ ┌───────────────────────────┐ │ERTRAG (Nr. 3..) │ │AUFWAND (Nr. 4..) │ │ │ │ │ │300 Gehalt │ │400 Unterhalt Haus │ │ │ │401 Hypothekarzinsen │ │302 Wertschriftenertrag │ │ │ │ │ │403 Elektrizität │ │303 Diverse Erträge │ │404 Telephon/Radio/Ferns. │ │ │ │405 Steuern │ │ │ │406 Versicherungen │ │ │ │407 Krankenkasse │ │ │ │408 Arzt/Zahnarzt │ │350 Zins v. Darl. Hr. Meier│ │409 Vereinsbeiträge │ └───────────────────────────┘ │410 Zeitschriften │ │411 Haushalt │ │ │ │412 Auswärtige Verpflegung │ │413 Betrieb Auto │ │414 Betrieb Boot │ │415 Taschengeld X. │ │416 Taschengeld Y. │ │417 Kleidung X. │ │418 Kleidung Y. │ │419 Geschenke │ │420 Hobbies/Sport │ │421 Vergnügen/Restaurant │ │422 Ferien │ │423 Anschaffungen │ │ │ │425 Abschreibungen │ │426 Unerfasste Kassaaufw. │ │427 Diverse Aufwände │ │ │ │999 Sammelkonto (Saldo=0) │ └───────────────────────────┘ 5.3 Buchungsperiode --------------- Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT zwischen zwei Tagen und zwölf Monaten lang sein. Wenn die Buchungsperiode kürzer oder gleich 11 Monate ist, dann kann sie an einem beliebigen Datum beginnen. Wenn sie länger als 11 Monate ist, dann muss sie am ersten Tag eines (beliebigen) Monats beginnen. Damit die Saldovorträge der Aktiv- und Passivkonten als erste Einträge auf den Kontoblättern erscheinen, sind Buchungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammenhang mit dem Startkapitalkonto zulässig. 5.4 Startkapitalkonto ----------------- Zur Speicherung der Anfangssaldi der Bilanzkonten (Aktiven und Passiven) benötigt ACCOUNT ein 'Startkapitalkonto' (Reinver- mögen). Dieses kann eine beliebige Kontonummer aus dem Bereich 'Passiven' tragen. Bei Neueröffnung einer Buchhaltung müssen zunächst alle Bilanzkonten-Saldi (Aktiven und Passiven) als Buchungen zwischen dem Bilanzkonto (als K1) und dem Konto 'Startkapital' (als K2) eingegeben werden. Beim Eröffnen einer neuen Buchungsperiode macht ACCOUNT dies automatisch. 6 BUCHEN ------ 6.1 Allgemeines ----------- Buchungen können unter dem Menu-Punkt 'Buchen' oder durch Ak- tivierung der Funktionstasten F1, F2, F3 oder F4 direkt aus den jeweiligen Bildschirmdarstellungen der Kontoblätter oder aus der Darstellung 'Letzte Buchungen' vorgenommen werden. Bei den beiden letzteren Möglichkeiten ist jedoch zu beachten, dass nach Abschluss solcher Operationen die Funktionstaste F10 (Neuberechnung) aktiviert werden muss, damit der Effekt der Buchungen in der Darstellung sichtbar wird. 6.2 Buchungsformular --------------------- 6.2.1 Datum-Feld ---------- Geben Sie das Buchungsdatum in der Form 'Tag.Monat' ein oder drücken Sie einfach ENTER zur Eingabe des aktuellen Datums. Das Kalenderjahr ist nicht einzugeben, auch dann nicht, wenn die Buchungsperiode zwei Kalenderjahre betrifft. Da jeder Kalendermonat nur einmal in einer Buchungsperiode vorkommt, weist ACCOUNT die Buchung automatisch dem richtigen Kalender- jahr zu. Es ist nicht notwendig, einen Punkt nachdem Monat zu setzen. Als Buchungsdatum sollte in der Regel das Datum der Transaktion (Valuta) genommen werden, und nicht das Datum der Eingabe. Damit die Saldovorträge der Aktiv- und Passivkonten als erste Einträge auf den Kontoblättern erscheinen, sind Bu- chungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammenhang mit dem Startkapitalkonto zulässig. 6.2.2 Betrag-Feld ----------- Da in ACCOUNT die Begriffe 'Soll' und 'Haben' nur in den buch- halterischen Darstellungen vorkommen, muss ersatzweise zur Dateneingabe eine Konvention darüber getroffen werden, in welcher Kolonne eines Kontoblattes ein Betrag zu verbuchen sei. Dazu wird der Betrag mit den Operatoren '+' (braucht nicht extra eingegeben zu werden) oder '-' versehen, die sich auf das Konto K1 beziehen (das Gegenkonto K2 erhält jeweils automatisch das umgekehrte Vorzeichen). Die Vorzeichenregel ist sehr einfach: ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐ │" '+' erhöht den Saldo von K1, wenn K1 ein Aktivkonto ist" │ └───────────────────────────────────────────────────────────┘ Damit ist auch klar: '-' vermindert den Saldo von Aktivkonten (als K1) oder '-' macht den (normalerweise) ohnehin schon negativen Saldo von Passivkonten (als K1) noch negativer. Beim Buchen gehen Sie am besten jeweils vom Aktiv- oder Pas- sivkonto (als K1) aus. Dies ist fast immer möglich, denn Transaktionen zwischen Ertrags- und Aufwandkonten sind äus- serst selten. Dabei stellen Sie sich ein Aktivkonto (z.B. die Kasse) als einen mit Geld gefüllten Topf, und ein Passivkonto als Loch (Negativ-Geld, Schuld) vor. Wenn nun z.B. eine Ausgabe aus der Kasse (als K1) zu verbuchen ist, dann ist es sehr plausibel dass der Betrag als negativ einzugeben ist, da ja die Geldmenge im Topf kleiner wird. Analog ist eine Einnahme in die Kasse plausiblerweise als positiver Betrag einzugeben. Bei Passivkonten als K1 ist es ähnlich einfach. Wenn z.B. ein Kauf mittels Kreditkarte (nicht die Zahlung an die Kredit- karten-Organisation) verbucht werden soll dann ist der Betrag (bezogen auf das Konto 'Kreditoren Kreditkarten-organisation' als K1) plausiblerweise als negativ einzugeben. Grundsätzlich gilt also auch : ┌────────────────────────────────────────────────────────┐ │Wenn K1 ein Bilanzkonto ist (Aktiven und Passiven), dann│ │ist jede Ausgabe als negativer und jede Einnahme als │ │positiver Betrag einzugeben. │ └────────────────────────────────────────────────────────┘ 6.2.3 K1- und K2-Felder ----------------- Die Abkürzungen K1 und K2 stehen für 'Konto' und 'Gegenkonto'. Jeder Geschäftsfall bewirkt im System der doppelten Buchhal- tung eine zweifache Buchung; ein und derselbe Betrag wird im- mer im 'Soll' eines Kontos und gleichzeitig im 'Haben' eines anderen Kontos verbucht. Bei ACCOUNT werden die Begriffe 'Soll' und 'Haben' beim Eingeben von Buchungen vermieden. An ihrer Stelle wird ein Betragsvorzeichen verwendet, welches sich primär auf Konto K1 bezieht. 6.2.4 Beschreibungs-Feld / Memoranda zu Buchungen / Offene Posten ----------------------------------------------------- Memoranda zu Buchungen: Der Buchungstext kann maximal 24 Zeichen pro Buchung umfassen. Falls dies nicht ausreicht oder wenn es sonst angezeigt ist, kann einer Buchung ein M e m o r a n d u m beigefügt werden. Dazu ist die Funktionstaste F9 zu aktivieren. Buchungen, die mit einem Memorandum versehen wurden, sind mit '*)' zuäusserst rechts im Textfeld gekennzeichnet. Um das Memo einer mit '*)' versehenen Buchung am Bildschirm zu lesen oder zu ändern, muss die Buchung 'geändert' werden (F2 oder 'Buchen'/ 'Aendern') und das Memo mit F9 aktiviert werden. Um ein Memorandum zu löschen ist die Buchung zu 'ändern' (F2 oder 'Buchen'/ 'Aen- dern'), das Memo zu aktivieren (F9) und die Funktionstaste F3 zu aktivieren. Anschliessend muss die Buchung mit F10 als geänderte Buchung 'akzeptiert' werden. Offene Posten: Buchungen können als 'Offene Posten' markiert und gleichzeitig mit einem Memo-Text versehen werden. Dazu ist die Funktions- taste F9 zu aktivieren. In das anschliessend erscheinende Memo-Formular kann (muss aber nicht) ein Memo-Text eingetragen werden. Mit F9 wird die Buchung als 'Offener Posten' markiert und zuäusserst rechts im Textfeld mit'#)' gekennzeichnet. Um die Markierung einer Buchung als 'Offener Posten' wieder zu entfernen muss die Buchung 'geändert' werden (F2 oder 'Bu- chen'/'Aendern') und die Funktionstaste F9 aktiviert werden. Durch anschliessendes Aktivieren von F3 werden sowohl die Markierung als auch ein allfälliger Memo-Text gelöscht. Wenn hingegen F10 aktiviert wird, dann bleibt der Memo-Text erhal- ten und die Buchung wird mit '*)' als eine mit einem normalen Memo versehene Buchung markiert. In jedem Falle muss die Buchung anschliessend mit F10 als geänderte Buchung 'akzep- tiert' werden. Unter 'Anschauen'/'Kontoblatt'/'Offene Posten anschauen' können die offenen Posten eines Kontos für eine beliebig wählbare Periode überblickt werden. Unter 'Drucken'/ 'Kon- toblätter'/'Einzelkonto'/ 'Offene Posten' können die offenen Posten eines beliebigen Kontos für eine beliebige Periode ausgedruckt werden. 6.3 Sammel- bzw. Splitbuchungen --------------------------- In ACCOUNT hat jede Buchung grundsätzlich nur eine Gegenbu- chung. Sammel- bzw. Splitbuchungen, bei denen mehreren Buchun- gen ein einzelnes Gegenkonto gegenübersteht, sind aber trotz- dem über ein Zwischenkonto möglich. Als Zwischenkonto wird zweckmässigerweise ein Aufwand-Konto definiert, und z.B. 'Sammelbuchungen (Saldo=0)' genannt. Nach der Eingabe einer Sammelbuchung muss der Saldo dieses Kontos immer wieder Null betragen, damit die Buchhaltung stimmt. Die Verwendung von Sammelbuchungen wird nachstehend am Bei- spiel einer Zahlung erläutert, die mehrere Konten betrifft: Geben Sie zunächst alle die einzelnen Konten betreffenden Beträge als Buchungen zwischen dem Sammelkonto (als K1) und dem betreffenden Konto (als K2) ein. Die Betragsvorzeichen sind dabei gleich wie wenn das Aktivkonto von dem aus die Zahlung erfolgt (z.B. ein Bankkonto) als K1 eingegeben würde. Wenn Sie alle einzelnen Beträge eingegeben haben, machen Sie eine Buchung zwischen dem betreffenden Konto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist und dem Sammelkonto, mit einem Buchungs- betrag, der gleich ist wie das angegebene Total der vorher eingegebenen einzelnen Beträge. Zur Uebernahme des Sammel- konto-Totals in das Buchungsformular können Sie einfach im Betrag-Feld 'S' eingeben. Der Saldo des Sammelkontos muss durch diese Buchung auf Null gestellt werden. Wenn das Aktiv- konto, von dem aus die Zahlung erfolgt ist, als K1 eingegeben wird, dann ist das Betragsvorzeichen dieser Buchung wie ge- wohnt negativ. Wenn Sie Buchungen unter 'Buchen' des Hauptmenus eingeben, dann zeigt ACCOUNT das Total der auf das Sammelkonto gebuchten Einzelbeträge, sobald dieses benutzt wird (vorausgesetzt, Sie haben das Sammelkonto unter 'Struktur'/ 'Buchungsperiode' eingegeben). Die letzte der das Sammelkonto betreffenden Buchungen sollte dieses Total jeweils wieder auf Null stellen, damit der Saldo des Sammelkontos Null beträgt. Die Korrektur von Eingabefehlern erfolgt am zweckmässigsten direkt in der Bildschirm-Darstellung des Sammelkontos ('An- schauen'/'Kontoblatt'). Nach der Korrektur muss der Saldo dieses Kontos wiederum Null betragen. 6.4 Standardbuchungen ----------------- Unter den Tastenkombinationen ALT-A bis ALT-R können 18 ver- schiedene 'Standardbuchungen' gespeichert werden. Dazu ist das Buchungsformular ('Buchen'/'Hinzufügen' oder F1, F2, F4 in den Kontoblattdarstellungen) ganz oder teilweise auszufüllen und anschliessend die Tastenkombination ALT-F10 zu drücken. Die in den 'Standardbuchungen' gespeicherten Informationen können mit ALT-x in das (leere oder teilweise ausgefüllte) Buchungsformu- lar kopiert werden. Dabei werden Eingabe-Felder nur dann überschrieben, wenn die entsprechenden Felder der 'Standard- buchung' Information enthalten. Mit ALT-Z wird eine Liste aller eingegebenen Standardbuchungen angezeigt. 6.5 Automatische Buchungen (Vorsteuer, MwSt., WUST, Skonto) ------------------------------------------------------- Eine spezielle Art von 'Standardbuchungen' (s. oben), bei denen das Betrag-Feld einen Prozentsatz enthält, erlaubt das automatische Verbuchen von Vorsteuer, MwSt., WUST, Skonto, und dergleichen. ACCOUNT fügt einer Buchung über eine Zahlung dabei automatisch eine entsprechende Steuer- oder Skonto- Buchung hinzu. Die Berechnung von Vorsteuer, MwSt. und WUST erfolgt auf der Basis des (die Steuer enthaltenden) Bruttobe- trages. Die Berechnung des Skonto erfolgt auf der Basis des effektiven Zahlungsbetrages. Der Inhalt der jeweiligen Standard-Buchungen ist wie folgt einzugeben: a) Vorsteuer (Beispiel mit Aktiv-Kto. 17 'Anrechenbare Vorsteuern' und einem Steuersatz von 14%): ╔═════╤═════════════╤═══╤═══╤════════════════════════╗ ║DATUM│BETRAG *) │K1 │K2 │BESCHREIBUNG ║ ╟─────┼─────────────┼───┼───┼────────────────────────╢ ║█████│12.28070175% │ 17│███│14% Vorst. ███████████║ ╚═════╧═════════════╧═══╧═══╧════════════════════════╝ *) Betrag = 14/114 = 12.28070175% b) Mehrwertsteuer (Beispiel mit Passiv-Kto. 107 'MwSt.-Ver- bindlichkeiten' und einem Steuersatz von 14%): ╔═════╤═════════════╤═══╤═══╤════════════════════════╗ ║DATUM│BETRAG *) │K1 │K2 │BESCHREIBUNG ║ ╟─────┼─────────────┼───┼───┼────────────────────────╢ ║█████│-12.28070175%│107│███│14% MwSt. ███████████║ ╚═════╧═════════════╧═══╧═══╧════════════════════════╝ *) Betrag = -14/114 = -12.28070175% c) WUST (Beispiel mit Aktiv-Kto. 108 'WUST-Verbindlichkei- ten' und einem Steuersatz von 6.2%): ╔═════╤═════════════╤═══╤═══╤════════════════════════╗ ║DATUM│BETRAG *) │K1 │K2 │BESCHREIBUNG ║ ╟─────┼─────────────┼───┼───┼────────────────────────╢ ║█████│-5.83804% │108│███│6.2% WUST. ███████████║ ╚═════╧═════════════╧═══╧═══╧════════════════════════╝ *) Betrag = -6.2/106.2 = -5.83804% d) Skonto-Aufwand (Beispiel mit Aufwand-Kto. 171 'Skonto- Aufwand' und einem Skonto-Satz von 2%): ╔═════╤═════════════╤═══╤═══╤════════════════════════╗ ║DATUM│BETRAG *) │K1 │K2 │BESCHREIBUNG ║ ╟─────┼─────────────┼───┼───┼────────────────────────╢ ║█████│2.040816326% │171│███│2% Skonto-A. ███████████║ ╚═════╧═════════════╧═══╧═══╧════════════════════════╝ *) Betrag= 2/98 = 2.040816326% e) Skonto-Ertrag (Beispiel mit Ertrags-Kto. 131 'Skonto Erträge' und einem Skonto-Satz von 2%): ╔═════╤═════════════╤═══╤═══╤════════════════════════╗ ║DATUM│BETRAG *) │K1 │K2 │BESCHREIBUNG ║ ╟─────┼─────────────┼───┼───┼────────────────────────╢ ║█████│-2.040816326%│131│███│2% Skonto-E. ███████████║ ╚═════╧═════════════╧═══╧═══╧════════════════════════╝ *) Betrag= -2/98 = -2.040816326% Die Länge des Beschreibungs-Textes kann maximal 11 Zeichen betragen, da ACCOUNT in das restliche Textfeld automatisch den Text ' zu Nr. #####' einfügt, der die Steuer- oder Skonto- Buchung mit der Haupt-Buchung verknüpft. Zur unmittelbaren automatischen Verbuchung von Steuern und Skonti ist zunächst eine Haupt-Buchung über den Bruttobetrag (bei WUST, Vorsteuer und Mw.St.) bzw. den effektiven Zahlungs- betrag (bei Skonto) zu machen. Als K1 ist dabei immer ein Bilanzkonto (Aktivkto. oder Passivkto.) zu verwenden. Im Falle von Skonto muss K1 dasjenige Aktivkonto sein, von dem/auf das die Zahlung erfolgt. Die Haupt-Buchung ist mit F10 normal abzuschliessen. Anschliessend muss mit ALT-x die geeignete Standardbuchung abgerufen, und mit F10 verbucht werden. Zur nachträglichen Eingabe der Steuer oder des Skonto zu einer früher gemachten Buchung kann mit F4 eine Kopie der betreffen- den Buchung aufgerufen, und anschliessend (vor Drücken von F10) die geeignete Standardbuchung mit ALT-x aufgerufen und mit F10 verbucht werden. Zur Aenderung einer Steuer- oder einer Skonto-Buchung kann die Buchung mit F2 als zu ändernde Buchung aufgerufen, und an- schliessend (vor Drücken von F10) die geeignete Standardbu- chung mit ALT-x aufgerufen und mit F10 verbucht werden. 6.6 'Letzte Buchungen' ------------------ Die Bildschirmdarstellung 'Letzte Buchungen' stellt alle seit dem letzten Laden einer Buchhaltung eingegebenen Buchungen dar. Bevor nach der Eingabe neuer Buchungen das Programm verlassen oder eine andere Buchhaltung geladen wird, sollte jeweils die Bildschirmdarstellung 'Letzte Buchungen' (in Sub-Menu 'Anschauen') aufgerufen werden. Allfällige Buchungs- fehler werden so rasch ersichtlich und können sofort korri- giert werden. 7 BUCHHALTUNG ANSCHAUEN --------------------- ACCOUNT ist so ausgelegt, dass sämtliche Daten einer Buchungs- periode jederzeit bequem am Bildschirm zugänglich sind. Der Menu-Punkt 'Anschauen' umfasst alle wesentlichen Darstellungen des rein buchhalterischen Teils von ACCOUNT. Im einzelnen können folgende Auswertungen auf dem Bildschirm dargestellt werden (nützliche Hinweise jeweils nebenstehend in Klammern): o Kontoblatt - Ganzes Blatt (es können bis zu ca. 1'250 Buchungen dar- gestellt werden. Die genaue darstellbare Anzahl ist abhängig von der Grösse der Buchhaltung und dem jeweils zur Verfügung stehenden Speicherplatz. Wenn ein Konto- blatt mehr Buchungen enthält, als darge- stellt werden können, sollte in erster Linie mit der Darstellung 'Monat' gearbei- tet werden. Wenn ein Monat dann immer noch mehr Buchungen enthält, als dargestellt werden können, muss mit der Darstellung 'Periode' unter Eingabe eines genügend kurzen Zeitabschnitts gearbeitet werden) - Monat (es werden die Buchungen und der Konto- Umsatz eines Monats dargestellt) - Periode (es werden die Buchungen, welche innerhalb einer bestimmten, wählbaren Zeitperiode liegen, dargestellt) - Kontostand (dient der raschen Ermittlung des Konto- stands, vor allem bei umfangreichen Kon- toblättern) - Offene Posten (es werden alle offenen Posten einer frei wählbaren Periode dargestellt) o Letzte Buchungen (stellt alle seit dem letzten Laden einer Buchhaltung eingegebenen Buchungen dar. Dient vor allem der raschen Erkennung von etwaigen Buchungsfehlern) o 'Journal'- (stellt alle Einträge in die Kontoblätter Darstellungen geordnet nach Buchungsnummer (A) oder nach Datum/Buchungsnummer (B) dar. Darstellung A ist geeignet zum raschen Auffinden von allfällig falsch datierten oder falsch kontierten Buchungen) o Bilanz und (ermittelt die Bilanz und die Erfolgsrechnung Erfolgsrechnung per einen beliebigen Bi- lanzstichtag. Damit die Werte aussagefähig sind, müssen die Buchungen bis zu diesem Datum vollständig sein) o Statistik - Ertrag/ (die monatliche Ertrags- und Aufwand Aufwandstatistik kann helfen, einen all- gemeinen Trend zu erkennen) - Liquidität (Unter Liquidität wird in ACCOUNT kurzfri- stig aufbringbares (Bar)geld verstanden. Die Konten, deren Saldi die Liquidität bilden, können frei definiert werden ['De- finition']. Als Liquidiätskonten können sowohl Aktivkonten (z.B. Kasse, Bankkon- ten) als auch Passivkonten definiert wer- den. Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden [z.B. Kreditkarten-Schulden] in erster Linie in frage. Die monatliche Liquiditätsstatistik kann aufzeigen, ob allenfalls Kapital an- derweitig investiert werden könnte. Der aktuelle, kurzfristig aufbringbare Barbe- trag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle dargestellten Monat.) o Erträge/Aufwände (es werden die saldierten Erträge und eines Monats Aufwände eines Monats dargestellt. Dies ist vor allem im Zusammenhang mit Fragen der Ertrags- und Aufandstatistik von Be- deutung) 8 DRUCKEN ------- Bevor Sie ausdrucken, sollten Sie ACCOUNT für den verwendeten Drucker einstellen ('Optionen'/'Drucker'). ACCOUNT ist so ausgelegt, dass auf das Ausdrucken der Kontoblätter während der laufenden Buchungsperiode gänzlich verzichtet werden kann. Es kann jedoch Fälle geben, wo der periodische Ausdruck der Buchhaltung notwendig ist. ACCOUNT ist deshalb mit gewissen Fähigkeiten ausgestattet, die verhindern, dass dabei unnötig Papier verschwendet wird. Ausser im Falle des Ausdruckens eines einzelnen Kontos ('Ein- zel_Kto.') merkt sich ACCOUNT, welche Buchungen es gedruckt hat, wann immer Sie die Kontoblätter ausdrucken. Wenn Sie 'Ungedruckte Buchungen' anwählen, dann druckt Account nur diejenigen Seiten neu, auf denen etwas geändert hat (hinzuge- fügte, geänderte oder gelöschte Buchungen). Wenn ACCOUNT Konten ausdruckt, fragt es am Ende des Druckvorgangs, ob der Ausdruck in Ordnung war. Wird die Frage mit 'N' (nein) be- antwortet, dann gilt der Druckvorgang als nicht erfolgt. 9 BUCHHALTUNG AUF EINE NEUE BUCHUNGSPERIODE UEBERTRAGEN ----------------------------------------------------- Den Menu-Punkt 'Uebertrag' des Hauptmenus anwählen und das anschliessend erscheinende Bildschirm-Formular ausfüllen. ACCOUNT saldiert alle Bilanzkonten (Aktiven und Passiven), ermittelt die 'Vorjahr'-Werte und eröffnet die Dateien der neuen Buchungsperiode. Wenn am Ende einer Buchungsperiode noch nicht alle notwendigen Daten verfügbar sind, dann kann eine neue Buchungsperiode p r o v i s o r i s c h eröffnet werden und mit den Dateien der neuen Periode weitergearbeitet werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bis zur definitiven Uebertragung der alten Periode k e i n e Aenderungen am Kontenplan erfolgen dürfen. Später, wenn die Daten der alten Periode einmal vollständig sind, muss die alte Buchhaltung d e f i n i t i v übertragen werden. ACCOUNT revidiert dann in der neuen Buchhaltung die Werte der Anfangsbilanz und die monatlichen Vorjahres-Werte der Erfolgsrechnungskonten. Alle schon gemachten Buchungen der neuen Periode bleiben dabei erhalten. 10 PLANEN ------ 'Planen' bedeutet das Aufstellen einer Zielvorgabe (Budget) und das periodische Abschätzen zukünftiger Abweichungen von dieser (Schätzung). Ziel des Planens ist das möglichst früh- zeitige Erkennen von Abweichungen vom budgetierten finanziel- len Gesamtergebnis am Ende der Buchungsperiode. Gestützt darauf können allenfalls Massnahmen (z.B. Sparen, Verschieben von Projekten) ergriffen werden. 10.1 Vorjahres-Werte --------------- Die Werte des Vorjahres werden beim 'Uebertrag' auf neue Buchungsperiode automatisch generiert und dienen als Hilfe für das Aufstellen des neuen Budgets. In Fällen wo dies angezeigt ist, können sie unverändert als neue Budgetwerte übernommen werden. Dazu ist als Budgetwert 'V' einzugeben. 10.2 Budget ------ Das Budget sollte zu Beginn der Buchungsperiode als Zielvor- gabe aufgestellt werden und nachher n i c h t m e h r v e r ä n d e r t werden. Wenn im Laufe der Zeit erkannt wird, dass Budgets in der Realität nicht erreicht werden, dann sollten die Werte der 'Schätzung' (und nicht die Budgetwerte) entsprechend korrigiert werden. 10.3 Schätzung --------- Die (Zukunfts-) Schätzung sollte während der Buchungsperiode laufend gemäss den letzten Erkenntnissen korrigiert werden. Wo dies angezeigt ist, können die 'Vorjahr'- oder die 'Budget'- Werte bequem übernommen werden. Dazu ist als Schätzwert 'V' oder 'B' einzugeben. Am Anfang der Buchungsperiode sind die Schätzwerte gleich den Budgetwerten. ACCOUNT erlaubt das automatische Uebernehmen der Budgetwerte als Schätzwerte für alle oder einzelne Einnahmen- und Ausgabenkonten. Dazu ist jeweils der Menu-Punkt 'Uebernah- me Budget' anzuwählen. 10.4 Memoranda zur Planung --------------------- Damit die mit den jeweiligen Zukunftsschätzungen über die monatlichen Aufwände oder Erträge eines Kontos verbundenen Ueberlegungen nicht verloren gehen, kann jedem Erfolgsrech- nungskonto (Erträge und Aufwände) ein Memorandum zur Planung beigefügt werden. Dazu ist der Menu-Punkt 'Planen'/'Konto'/'Eingeben/Aendern'/'Memo' zu wählen. Wenn einem Konto ein Planungs-Memo beigefügt wurde, dann erscheint auf dem Planungs-Formular oben rechts das Wort '(Memo)'. Um ein Planungs-Memo zu entfernen, ist das Memo zu aktivieren und mit Funktionstaste F3 zu löschen. 10.5 Konto-Typ-Definition -------------------- Für jedes Konto kann im Bereich 'Planen' angegeben werden um was für einen Konto-Typ es sich handelt: Typ V (variabel): Der (geschätzte) Jahres-Endbetrag (Bis- her+Schätzung) kann einen beliebigen Wert annehmen. Dies ist der Normalfall und braucht nicht speziell eingegeben zu wer- den. Typ F (fix) : Der (geschätzte) Jahres-Endbetrag (Bis- her+Schätzung) muss mindestens gleich wie der budgetierte Wert, oder grösser sein. Dies ist meist zutreffend bei Konten wie 'Gehalt', 'Versicherungsprämien', 'Woh- nungsmiete', etc., wo in der Regel bereits bei der Eingabe des Budgets klar ist, wie hoch der Gesamt-Jahresbetrag sein wird. Bei als Typ F (fix) bezeichneten Konten blinkt der Totalwert von 'Bisher+Schätzung', wenn die obengenannte Bedingung nicht erfüllt ist. Ebenso blinkt in diesem Fall der 'Budget-Hinweis' (Bf) auf der Kontenliste. Dies soll den Benutzer darauf auf- merksam machen, dass er die Zukunftsschätzung revidieren sollte, da die 'Jahresübersicht' sonst ein unrealistisches Bild liefern würde. 10.6 Jahresübersicht --------------- Die Jahresübersicht vergleicht die Jahres-Werte von 'Vorjahr', 'Budget' und 'Bisher'+'Schätzung' der einzelnen Konten und insgesamt. Die Werte von 'Bisher' berücksichtigen alle Buchun- gen bis und mit dem 'letzten Monat mit vollständigen Buchun- gen'. Für die weiteren Monate wird die 'Schätzung' zur Bildung der Werte von 'Bisher'+'Schätzung' herangezogen. Der laufende Monat kann unter dem Menu-Punkt 'Monatsübersicht' überblickt werden. 10.7 Monatsübersicht --------------- Die Monatsübersicht vergleicht die Monats-Werte von 'Budget', 'Schätzung' und 'Aktuell' der einzelnen Konten und insgesamt. Die Werte von 'Aktuell' berücksichtigen alle Buchungen des laufenden Monats. Die Buchungsperiode kann unter dem Menu-- Punkt 'Jahresüberblick' als Ganzes überblickt werden. 11 OPTIONEN -------- 11.1 Druckereinstellungen -------------------- 11.1.1 Drucker: Seitenlänge -------------------- Unter 'Optionen'/ 'Drucker'/ 'Seitenlänge' kann die Seiten- länge des verwendeten Druckers eingegeben werden. Es ist diejenige Zeilenzahl einzugeben, die der Drucker pro Seite auch wirklich drucken kann, und nicht die Anzahl Zeilen, die theoretisch auf einer Seite platz hätten. Bei 12-Zoll End- lospapier beträgt die Zeilenanzahl pro Seite 72. Bei Einzel- blattzuführungen ist die Zeilenanzahl vom verwendeten Drucker abhängig. Den genauen Wert Ihres Druckers ermitteln Sie am besten mit einem Textverarbeitungsprogramm. Die richtige Einstellung für die diversen HP Deskjet-Modelle ist 67 Zeilen pro (A4)-Seite. Die DIP-Schalter der HP Desk- jet-Modelle für 'Text Scale Mode' und 'Perforation Skip' sollten auf Position OFF stehen. 11.1.2 Drucker: ASCII-Zeichenbelegung ------------------------------ Manche Drucker werden zwar als 'IBM-kompatibel' deklariert, sind es aber in Tat und Wahrheit nicht hundertprozentig. Oft sind den ASCII-Codes 128-255 andere Zeichen zugeordnet als bei IBM-Druckern (z.B. ein kursiver Zeichensatz). Damit fehlen die Blockgraphik-Zeichen (┼, ├, │, etc.), welche ACCOUNT normaler- weise für seine Ausdrucke benutzt. Auch sind dann die Umlaute ä, ö, und ü nicht unter den Codes 132, 148 und 129 zu finden. Um auch auf Druckern, die zeichensatzmässig nicht hundert- prozentig IBM-kompatibel sind, leserliche Ausdrucke zu erzeu- gen, kann unter dem Menu-Punkt 'Optionen'/ 'Drucker'/ 'ASCII- Zeichenbelegung' die Einstellung 'Nicht vollständig IBM-kom- patibel' gewählt werden. ACCOUNT ersetzt dann die Blockgra- phik-Zeichen durch geeignete Zeichen aus dem Standard ASCII- Zeichensatz (ASCII 0-127), den alle PC-Drucker haben und versucht, beim Ausdrucken der kleinen Umlaute ä, ö und ü den Drucker auf den deutschen Zeichensatz umzuschalten. Wenn der Drucker die IBM-Steuercodes zu Umschaltung auf den deutschen Zeichensatz versteht, dann werden auch die Umlaute ä, ö und ü richtig gedruckt. ACCOUNT wurde für schweizerische Tastaturen geschrieben, auf welchen die grossen Umlaute Ä, Ö und Ü nicht vorhanden sind. Wenn Ihr Drucker zeichensatzmässig vollständig IBM-kompatibel ist, dann können Sie die gross geschriebenen Umlaute trotzdem verwenden; wenn nicht, dann müssen Sie die schweizerische Schreibweise 'Ae', 'Oe' und 'Ue' verwenden. Die DIP-Schalter von zeichensatzmässig voll IBM-kompatiblen Druckern sollten auf den amerikanischen Zeichensatz (IBM- Zeichensatz) eingestellt werden. 11.1.3 Drucker-Treiber --------------- Unter 'Optionen'/'Drucker'/'Treiber' können Sie einen zu Ihrem Drucker passenden Treiber auswählen oder (wenn keiner der vorhandenen Treiber passt) einen speziellen Treiber für Ihren Drucker kreieren ('Eigener Treiber'). Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie einen speziellen Treiber für Ihren Drucker kreieren wollen: Konsultieren Sie Ihr Druckerhandbuch über die Software- Steue- rung Ihres Druckers. Geben Sie die Drucker-Steuercodes als dezimale Aequivalente der Ihrem Drucker zu sendenden ASCII- Codes ein. Trennen Sie die einzelnen Zahlen durch Kommas. Um z.B. bei einem Epson-Drucker die Steuercodes für Druck mit 8 Linien pro Zoll festzulegen, müssten Sie eingeben: 27,48 11.1.4 Drucker-Anschluss ----------------- Unter dem Menu-Punkt 'Drucker-Anschluss' können sie angeben, über welche Schnittstelle des Computers Ihr Drucker angesteu- ert wird. Die meisten Drucker sind an der parallelen Schnitt- stelle LPT1: angeschlossen. Wählen Sie deshalb im Zweifels- falle diese Option. 11.2 Format der Beträge ------------------ Unter dem Menu Punkt 'Optionen'/'Format der Beträge' kann das Darstellungsformat der Beträge eingestellt werden. Das gewähl- te Format wirkt sich in allen Bildschirmdarstellungen und Ausdrucken von ACCOUNT aus. ACCOUNT kennt sechs verschiedene länderspezifische Zahlenfor- mate. Die Formate A bis C verwenden den Punkt (Schweiz), und die Formate D bis F das Komma (Deutschland, Oesterreich) als Dezimalzeichen. Mit den Formaten A, B, D und E können Beträge bis zu einer Höhe von 9999999 Währungseinheiten dargestellt werden, mit dem Formaten C und F solche bis zu einer Höhe von 999999999 Währungseinheiten. Wenn ein Betrag zu hoch ist, und mit dem gewählten Format nicht dargestellt werden kann, dann erscheinen an seiner Stelle Sternchen. In solchen Fällen kann versucht werden, unter 'Optionen'/'Format der Beträge' auf ein zur Darstellung hoher Beträge geeigneteres Format umzuschalten (Formate C und F). 11.3 Datenexport ----------- Unter 'Optionen'/ 'Export begrenzter ASCII-Dateien' erlaubt ACCOUNT den Export von Daten als sogenannte 'begrenzte' ASCII-Dateien (Comma & "" Delimited Files). Folgende Arten von Daten können exportiert werden: - Einzelne Kontoblätter oder alle Buchungen/Gegenbuchungen - Bilanz und Erfolgsrechnung - Monatliche Erträge/Aufwände - Jahresübersicht 'Begrenzte' ASCII-Dateien sind ASCII-Dateien, bei denen die einzelnen Werte und Zeichenketten durch Kommas getrennt sind. Zur Unterscheidung von Zahlen sind Zeichenketten zusätzlich mit Anführungszeichen (") eingefasst. In manche Tabellenkalku- lationsprogramme (z.B. Quattro Pro, Lotus) und Datenbankpro- gramme (z.B. PFS Professional File) können 'begrenzte' ASCII- Dateien importiert und weiterbearbeitet werden. In der Regel muss der Datenimport in solche Programme über eine spezielle Programmfunktion 'Import' erfolgen. Bei Datenbankprogrammen muss zuvor eine Datenbank mit einer geeigneten Felder-Struktur eröffnet werden. Jede Zeile einer 'begrenzten' ASCII-Datei entspricht einer Zeile in einer Tabelle oder einem Datensatz (Record) einer Datenbank. Die einzelnen, durch Kommas getrennten Werte der Datei entsprechen den Feldern (Zeichenketten oder Zahlen) der Tabelle oder Datenbank. ACCOUNT schreibt Export-Dateien grundsätzlich immer in sein eigenes Verzeichnis auf der Festplatte. Für den Import in Tabellenkalkulationsprogramme sind alle Exportdateien geeignet. Für den Import in Datenbanken eignet sich nur die Exportdatei 'Alle Buchungen/ Gegenbuchungen', die als einzige ausschliesslich aus einheitlich strukturierten Datensätzen besteht. Die Datensatzstrukturen der Exportdateien sind wie folgt: 'Einzelnes Kontoblatt': ┌──────╥─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┐ │Feld ║ 1. │ 2. │ 3. │ 4. │ 5. │ 6. │ 7. │ 8. │ 9. │ 10. │ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┤ │Inhalt║Tag │Monat│Jahr │Datum│Text │K2 │Soll │Haben│Saldo│Nr. │ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┤ │Art ║Kette│Kette│Kette│Kette│Kette│Kette│Zahl │Zahl │Zahl │Kette│ └──────╨─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┘ 'Alle Buchungen/Gegenbuchungen': ┌──────╥─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┐ │Feld ║1. │2. │3. │4. │5. │6. │7. │8. │9. │ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┤ │Inhalt║Tag │Monat│Jahr │Text │K1 │K2 │Soll │Haben│Nr. │ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┤ │Art ║Kette│Kette│Kette│Kette│Kette│Kette│Zahl │Zahl │Kette│ └──────╨─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┘ 'Bilanz und Erfolgsrechnung' und 'Monatliche Erträge/Aufwände': ┌──────╥─────┬─────┬─────┬─────┐ │Feld ║1. │2. │3. │4. │ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┤ │Inhalt║Konto│Name │Soll │Haben│ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┤ │Art ║Kette│Kette│Zahl │Zahl │ └──────╨─────┴─────┴─────┴─────┘ 'Jahresübersicht': ┌──────╥─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬──────────────┐ │Feld ║1. │2. │3. │4. │5. │6. │ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼──────────────┤ │Inhalt║Konto│Name │Vorj.│Budg.│Bish.│Bish.+Schätzg.│ ├──────╫─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼──────────────┤ │Art ║Kette│Kette│Zahl │Zahl │Zahl │Zahl │ └──────╨─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴──────────────┘ 12 TASCHENRECHNER-FUNKTION ----------------------- Wann immer ACCOUNT die Eingabe eines Betrages verlangt (Be- trags-Felder in Buchungsformular und bei der Eingabe von Planungswerten), steht Ihnen einen Taschenrechner zur Ver- fügung (F8 zu dessen Aktivierung). Die Bedienung des Rechners entspricht der eines einfachen handelsüblichen Taschenrech- ners. Die 'Tasten' des Rechners können über die Tastatur oder mit der Maus betätigt werden. Bei Bedienung über die Tastatur ist zu beachten, dass zur Aktivierung der mit zwei Zeichen be- schrifteten 'Tasten' des Rechners, die entsprechenden Tasten der Tastatur hintereinander betätigt werden müssen. Einige Rechnerfunktionen werden nachstehend erläutert: Taste C : 'Clear', löscht den Hauptspeicher und stellt die Anzeige auf Null Taste MC: 'Memory Clear', löscht den Wert im 'Memory' Taste M+: 'Memory +', addiert den Wert der Anzeige zum Wert im 'Memory' Taste M-: 'Memory -", subtrahiert den Wert der Anzeige vom Wert im 'Memory' Taste MR: 'Memory Recall', ruft den im 'Memory' gespeicher- ten Wert ab. Durch Eingabe von 'R' wird der Wert der Anzeige auf 2 Stellen nach dem Komma gerundet. Das Resultat kann direkt in das Eingabeformular übernommen werden. Durch Drücken der Eingabetaste wird das Resultat unverändert übernommen. Mit der Taste 'N' wird der Anzeigewert mit umgekehrtem Vorzeichen übernommen. Mit 'Esc' wird die Taschenrechnerfunktion ohne Resultatübernahme verlassen.